Vedtægter for HadstenMotion
NAVN, HJEMSTED OG FORMÅL:
§ 1.
Foreningens navn er Hadsten Motionsforening, kaldenavn Hadsten Motion.
§ 2.
Foreningens hjemsted er Favrskov Kommune, i lejede lokaler på Nørregade 2, Sundhedshuset, 8370 Hadsten.
§ 3.
Foreningens formål er at fremme idrætten og styrke det frivillige foreningsarbejde i Hadsten og derigennem bidrage til den enkeltes og fællesskabets sundhed og trivsel. Med afsæt i foreningens aktiviteter og det forpligtende fællesskab styrkes folkeoplysningen på demokratisk vis og dermed medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv samt til at deltage aktivt og engageret i fællesskabet.
MEDLEMMER:
§ 4.
Som medlem af foreningen kan optages enhver person, der er fyldt 14 år.
- Stk. 2: Foreningen udsteder medlemskort, der skal medbringes og forevises i forbindelse med besøg i foreningens lokaler.
- Stk.3: Bestyrelsesmedlemmer og instruktører har kontingentfrit medlemskab.
- Stk. 4: Indmeldelses- og udmeldelsesprocedure for medlemmer fastlægges af bestyrelsen og fremgår af foreningens hjemmeside. Ved udtræden af foreningen sker der ikke refusion af betalt kontingent.
§ 5.
Kontingentets størrelse fastsættes og godkendes af bestyrelsen.
- Stk. 2: Betaling af kontingent sker forud for den fastsatte periode og i henhold til de til enhver tid gældende medlemsbetingelser, som fremgår af foreningens hjemmeside.
- Stk. 3: Regler for opsigelse, bero, ændring af medlemskab samt betalingsfrister fremgår af medlemsbetingelserne.
- Stk. 4: Kontingentrestance efter 14 dage fra forfaldsdato medfører automatisk udmeldelse af foreningen.
- Stk. 5: Bestyrelsen kan fastsætte nærmere retningslinjer for rykkerprocedure og eventuel restance.
BESTYRELSEN:
§ 6.
Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen. Bestyrelsens medlemmer vælges for en toårig periode, jf. §17. I ulige år er to bestyrelsesmedlemmer på valg, og i lige år er tre bestyrelsesmedlemmer på valg. I tilfælde af et bestyrelsesmedlems udtræden, indtræder en af de valgte bestyrelsessuppleanter.
- Stk. 2: Bestyrelsen består af fem medlemmer:
- Formand
- Økonomiansvarlig
- Tre øvrige bestyrelsesmedlemmer
- Stk. 3: Valgbare til bestyrelsen er kun de medlemmer, der er stemmeberettigede på den pågældende generalforsamling som er fyldt 18 år, og har været medlem af foreningen i mindst tre måneder inden for det sidste år.
- Stk. 4: Administrative ansatte i foreningen kan ikke vælges til bestyrelsen
- Stk. 5: Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.
- Stk. 6: Hvis suppleanten træder ind i bestyrelsen, er suppleanten på valg samme år som det bestyrelsesmedlem, suppleanten erstatter. Efter indtræden af suppleant kan bestyrelsen konstituere sig på ny.
- Stk. 7: Bestyrelsen kan overdrage enkelte medlemmer særlige opgaver og/eller nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. Bestyrelsen fastsætter ansvarsområderne og kan være repræsenteret i udvalgene.
§ 7.
Bestyrelsen fastsætter egen forretningsorden og træffer afgørelse ved almindelig stemmeflerhed. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst fire af dens medlemmer eller disses suppleanter er til stede.
- Stk. 2: Spørgsmål vedrørende foreningens kontraktmæssige forpligtelser kræver beslutning af den samlede bestyrelse.
- Stk. 3. Ved økonomiske dispositioner, der overstiger kr. 10.000,00, kræves beslutning i bestyrelsen, hvorved den økonomiansvarlige bemyndiges til at foretage disse dispositioner.
- Stk. 4. For foreningens forpligtigelser hæfter foreningen alene ved sin formue.
§ 8.
Formanden indkalder og leder bestyrelsesmøder. Formanden indkalder til bestyrelsesmøde når mindst to af bestyrelsesmedlemmerne ønsker det. I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen, er et forslag forkastet.
§ 9.
Formanden påser at bestyrelsesbeslutninger føres til referat, og at disse referater forefindes i foreningen til rådighed for bestyrelsens medlemmer. Desuden udleveres en kopi af referatet til hvert bestyrelsesmedlem hurtigst muligt efter bestyrelsesmødet, dog senest ved næste bestyrelsesmøde.
§ 10.
Medlemmer er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter, ordensreglement, retningslinjer og øvrige beslutninger truffet af bestyrelsen.
- Stk. 2: Hvis et medlem tilsidesætter disse forpligtelser eller i væsentlig grad handler i strid med foreningens interesser, kan bestyrelsen meddele påtale, iværksætte midlertidig karantæne eller træffe beslutning om eksklusion uden refusion af kontingent.
- Stk. 3: Sanktionens art og omfang fastsættes af bestyrelsen under hensyntagen til overtrædelsens karakter og grovhed.
§ 11.
Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, når dette findes nødvendigt og sagligt begrundet.
- Stk. 2: Eksklusion forudsætter en væsentlig overtrædelse af foreningens regler eller handlinger, der i væsentlig grad skader foreningens interesser.
- Stk. 3: Inden bestyrelsen træffer afgørelse om eksklusion, skal medlemmet have lejlighed til at fremføre sine bemærkninger.
- Stk. 4: Et ekskluderet medlem kan kræve eksklusionen forelagt på førstkommende ordinære generalforsamling eller en ekstraordinær generalforsamling, jf. § 18.
- Stk. 5: Eksklusionen er gældende fra bestyrelsens beslutningstidspunkt og har ikke opsættende virkning. Indtil generalforsamlingen træffer afgørelse, er medlemmet således ekskluderet.
- Stk. 6: Behandling af eksklusion optages som særskilt punkt på dagsordenen for generalforsamlingen.
- Stk. 7: Generalforsamlingens beslutning er endelig.
GENERALFORSAMLINGEN:
§ 12.
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
- Stk. 2: Generalforsamlingen er uanset fremmødet altid beslutningsdygtig.
- Stk. 3: Stemmeberettiget er ethvert medlem, der er fyldt 18 år, og som har været medlem af foreningen i mindst tre måneder, og som ikke står i kontingentrestance.
§ 13.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts måned. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 14 dages varsel ved opslag i foreningens lokaler og ved bekendtgørelse på hjemmesiden og/eller sociale medier.
§ 14.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, fremsættes skriftligt over for formanden senest otte dage før generalforsamlingens afholdelse.
- Stk.2: Personer, der ønsker at stille op til bestyrelsen, skal meddele deres kandidatur skriftligt til formanden senest otte dage før generalforsamlingens afholdelse. Kun i tilfælde af, at der ikke er modtaget det nødvendige antal forslag til kandidater, kan der udpeges yderligere kandidater på generalforsamlingen.
§ 15.
Generalforsamlingen træffer beslutning ved almindelig stemmeflerhed. Dog kræves mindst 2/3-flertal af de afgivne, gyldige stemmer til vedtagelse af ændringsforslag til vedtægterne samt 3/4-flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger, afholdt med mindst to måneders mellemrum til forslag om foreningens opløsning, jf. § 24. Skriftlig afstemning skal finde sted, når blot et af de stemmeberettigede medlemmer anmoder herom.
§ 16.
Kun personligt fremmøde giver stemmeret på generalforsamlingen.
§ 17.
Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Fremlæggelse og godkendelse af bestyrelsens beretning for det forgangne år
- Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab
- Budget for indeværende år. Budgettet skal ikke godkendes
- Indkomne forslag
- Valg af to eller tre bestyrelsesmedlemmer jf. § 6
- Valg af to bestyrelsessuppleanter
- Valg af en bilagskontrollant
- Valg af en bilagskontrollantsuppleant
- Eventuelt
§ 18.
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen.
- Stk. 2: Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, når mindst 25 % af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt fremsætter begæring herom over for bestyrelsen med angivelse af det eller de punkter, der ønskes behandlet. Generalforsamlingen skal i så fald afholdes senest én måned efter, at begæringen er modtaget.
- Stk. 3: Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker efter samme regler som for ordinær generalforsamling, jf. § 13. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden.
TEGNINGSRET OG HÆFTELSE:
§ 19.
Foreningen tegnes af formanden eller økonomiansvarlige i forening med ét øvrigt bestyrelsesmedlem.
- Stk. 2: Bestyrelsen kan meddele skriftlig fuldmagt til et bestyrelsesmedlem eller en ansat til at varetage nærmere afgrænsede dispositioner inden for et godkendt budget.
- Stk. 3: Ved optagelse af lån, pantsætning eller dispositioner af væsentlig økonomisk betydning kræves den samlede bestyrelses godkendelse.
- Stk. 4: For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningens formue. Der påhviler ikke medlemmer eller bestyrelsesmedlemmer personlig hæftelse.
REGNSKAB:
§ 20.
Den økonomiansvarlige fører foreningens regnskab og er ansvarlig for foreningens kasse. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
- Stk. 2: Revision af regnskabet udføres af en på den ordinære generalforsamling valgt bilagskontrollant. Bilagskontrollant samt bilagskontrollantsuppleant vælges for et år ad gangen.
- Stk. 3: Regnskabet, der skal indeholde et driftsregnskab samt status, underskrives af formand, økonomiansvarlig og bilagskontrollant. Regnskabet skal foreligge til revision senest 14 dage før indkaldelse til generalforsamlingen.
AKTIVITETER:
§ 21.
Foreningen er forpligtet til kontinuerligt at udbyde aktiviteter indenfor minimum to hovedområder: fitness- og styrkemotion.
MEDLEMSREGISTER OG BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
§22.
Foreningen fører medlemsregister med henblik på administration af medlemskaber, kontingentopkrævning og kommunikation med medlemmerne.
- Stk. 2: Foreningen behandler herudover personoplysninger om ansatte i det omfang, det er nødvendigt for ansættelsesforholdets etablering, administration og ophør.
- Stk. 3: Al behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse og alene i det omfang, det er nødvendigt for foreningens drift og opfyldelse af dens formål.
BEMYNDIGELSE TIL BESTYRELSEN:
§23.
I tilfælde hvor disse vedtægter ikke indeholder bestemmelser om en konkret situation, er bestyrelsen bemyndiget til at træffe de nødvendige beslutninger under ansvar over for generalforsamlingen og i overensstemmelse med foreningens formål.
- Stk. 2: Bestyrelsens beslutninger efter denne bestemmelse skal forelægges førstkommende generalforsamling til orientering.
OPLØSNING:
§ 24.
Ved foreningens opløsning tilfalder eventuelle aktiver og midler, efter endt kreditorafdækning, Favrskov Kommune, til glæde for andre motionsudøvere.
- Stk. 2: Til vedtagelse af foreningens opløsning kræves 3/4-flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger, afholdt med mindst to måneders mellemrum.
Nærværende vedtægter er sidst vedtaget og ændret på foreningens generalforsamling den 24. marts 2026.